El motivo del presente artículo es orientar, sugerir y darle la relevancia a algo que parece sencillo y obvio, pero que muchos desconocemos o simplemente no le damos la importancia que esto requiere, independientemente del plano legal, a lo que llamamos un expediente laboral, el cual podemos definir como un conjunto de documentos que tiene como finalidad dar certeza y claridad a las condiciones de una relación de trabajo personal subordinado.
Además de dar cumplimiento a la norma aplicable y prevenir situaciones o problemas futuros, sobre todo al final de la relación laboral, considero que hay un gran número de relaciones laborales que carecen de lo mínimo necesario de documentación del trabajador y que esto se traduce en dejar al aire dicho soporte, así mismo cabe señalar que no hay un listado como tal, dado que la documentación que debe contener dicho expediente irá acorde a las políticas del empleador, al puesto mismo y hasta la especialización de este y desde luego definido acorde a las observancias de la autoridad competente.
Por un lado, el expediente laboral es el resultado de documentar la relación entre un empleador y un trabajador el cual se compone de diversos documentos, pero hay uno que en particular no debe faltar, que es el contrato colectivo de trabajo o en su caso, plasmar mediante un escrito en qué consisten las condiciones de trabajo, es decir, un contrato individual de trabajo, en el cual debe contener entre otros datos: Nombre del trabajador, nacionalidad, edad, sexo, estado civil, CURP, RFC y domicilio del trabajador y del patrón, tipo de relación, el servicio o servicios que deben prestarse, el lugar o lugares donde deba prestarse el trabajo, la duración de la jornada, la forma y el monto del salario, entre otros datos.
Desde mi punto de vista, dicho expediente tiene gran relevancia desde el momento de contratar, durante la relación, al término de la relación con él trabajador y durante los 5 años siguientes. Como lo mencioné anteriormente ¿quién es la autoridad competente que vigila los derechos laborales de los trabajadores y sus familias, además de propiciar que el diálogo social construya relaciones democráticas entre patrones y trabajadores?
Se trata de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) y una de las normas aplicables es la Ley Federal del Trabajo, la cual en sus artículos 20 y 24 habla del contrato individual del trabajo y de las condiciones de trabajo, pero más aún, el artículo 804 de la misma Ley habla de una de las obligaciones del patrón, es decir, de la obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos siguientes: contratos individuales de trabajo que se celebren cuando no exista contrato colectivo o contrato ley, lista de raya o nómina entre otros.
De acuerdo el párrafo anterior, podemos decir que el expediente laboral toma mayor importancia al final de la relación laboral, máxime si nos enfrentamos a una controversia con el trabajador y derivado de ello, se desprende un juicio laboral, el cual se debe desahogarse frente de una autoridad laboral y sin el sustento documental de la relación laboral será muy difícil desmentir lo que el trabajador está manifestando, lo cual se puede traducir en una afectación al patrimonio del patrón, y no debemos de perder de vista que la carga de la prueba la tiene el patrón.
Independientemente de que es una obligación por norma, el expediente laboral nos va a permitir llevar una mejor relación entre empleador y trabajador, desde el inicio de esta, además que dicha relación tiene otras implicaciones en materia de seguridad social, materia fiscal y para dar cumplimiento a ello, es necesario contar con cierta documentación sobre todo de parte del trabajador para la debida documentación y soporte.
¿Qué documentos deben obrar en el expediente laboral?
Este debe contar, desde lo más mínimo como es la identificación oficial del trabajador, acta de nacimiento, CURP, Número de Seguridad Social, comprobante de domicilio, constancia de situación fiscal (CSF). Adicionalmente licencia de conducir, acreditación de formación académica, acreditación de cierta especialización o cédula profesional entre otros (si el puesto lo requiere), ya que sería como obligado para ello.
Derivado de lo anterior podemos decir que cada documento tiene un fin, por ejemplo, para que requiero la CSF o RFC del trabajador, pues simplemente es para poder corroborar la información que nos manifiesta el trabajador y que es la misma con la que cuenta el SAT y estar en posibilidades de timbrar los recibos de nómina de los trabajadores, caso contrario no podremos deducir el gasto correspondiente.
Por último, me permito preguntar a modo de reflexión ¿Cómo estamos dentro de nuestras organizaciones con relación a los expedientes laborales de nuestros trabajadores?, ¿Están actualizados?, ¿Qué pasaría si no cuento con los expedientes laborales?, ¿podría afectar mi patrimonio en calidad de patrón?, ¿Cuáles son las actividades ante la Ley de cada uno de mis colaboradores?
En resumen, es importante darle la relevancia a lo mencionado en este artículo, con el propósito de salvaguardar los derechos y obligaciones tanto para el empleador como para el trabajador y no vernos afectados en nuestros intereses.
Si requiere más información al respecto o desea dar estructura adecuada a sus expedientes laborales, no dude en contactarnos, en SIS le ayudamos y le brindamos certeza en el cumplimiento de sus obligaciones laborales y de seguridad social.
